为了更好的为医院医务人员及管理人员、患者及其委托代理人、有关司法机关及医疗保险机构人员提供病案服务，制定病案服务管理制度，明确相关服务规范与服务程序。
一、服务对象
病案服务限于相关医务人员及管理人员；患者及其委托代理人；公安机关、检察院、法院等有关司法机关及医疗保险机构相关人员。
二、病案服务管理制度
依照法律、法规和规章制度为患者及其委托代理人、司法机关和医疗保险机构相关人员提供病案服务，履行借阅、复印申请核查与病案信息核查。
病案服务登记信息必须完整，包括借阅人、借阅与归还时间、借阅目的以及复印或复制的内容，保留相关借阅、复印或复制人的申请、身份证明、单位介绍信等资料。严格病历管理，严禁任何人涂改、伪造、隐匿、销毁、抢夺、窃取病历。
除涉及对患者实施医疗活动的医务人员及医疗服务质量监控人员外，其他任何机构和个人不得擅自查阅该患者的病历。
患者调取病案具体时间规定，为了保证患者就诊时对所需病案的可及性，保证患者在出院后3个工作日之内病案回归病案统计室≥90%，个别病案未到者及时催收，保证满足患者复印病案的要求。在工作时间内，所有需要调取病案者持有效身份证明按病案服务制度调取病历。在工作时间8小时之外因危急重症需要而借阅病历者应提前与病案统计室工作人员联系。
三、病案服务规范与程序
1、复印：详见《病历复印制度》。
2、病案借阅归还：详见《病案借阅归还管理制度》。
住院病历复印管理规定
为了加强医疗机构病历管理，保证病历资料客观、真实、完整，维护医患双方的权益，根据《医疗机构管理条例》、《医疗纠纷预防和处理条例》和《医疗机构病历管理规定》等法规，制定本规定。
一、医院受理下列人员和机构复印病历资料的申请：
1.患者本人或其代理人。
2.死者患者近亲属或其代理人。
3.保险机构。
4.公安、司法机关。
5.社保局、卫计局等上级部门。
二、受理复印病历资料申请时，申请人填写病历复印申请单，并按如下要求提供有关证明材料：
1.申请人为患者本人的，应当提供其有效身份证明原件。
2.申请人为患者代理人的，应当提供患者及其代理人的有效身份证明、申请人与患者代理人关系的授权委托书。
3.申请人为死亡患者近亲属的，应当提供患者死亡证明及其近亲属的有效身份证明、申请人是死亡患者近亲的法定证明材料。
4.申请人为死亡患者近亲属代理人的，应当提供①患者死亡证明；②死亡患者近亲属及其代理的有效身份证明；③死亡患者与近亲属关系的法定证明材料；④申请人与死亡患者近亲属代理关系的授权委托书。
5.申请人为保险机构的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，患者本人或其代理人同意的授权委托书；患者死亡的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，死亡患者近亲属或者其代理人同意的法定证明材料。合同或者法律另有规定的除外。
6.公安、司法机关因办理案件，需要查阅、复印或者复制病历资料的，应当在公安、司法机关出具采集证据的法定证明及执行公务人员的有效身份证明后予以协助。
7.社保局、卫健委等上级部门因工作需要调取病历的，由归口职能部门填写病历调阅复印申请表（见附件2），并附加上级部门调取病历相关的文件。
8.以上证明材料由病案统计室进行审核，并留存申请人或申请机构相关证明材料的复印件。
三、受理部门及病历复印范围：
病案统计室作为受理病历复印的唯一窗口，包括主观病历和客观病历。原则上为患者出院后3个工作日才能提供病历复印服务，如情况特殊需复印运行病历的，患者需填写运行病历复印申请单（见附件3），并由主管医生、科主任签名同意；如需复印查房记录、会诊记录、讨论记录、病程记录等主观材料，患者需填写主观病历复印申请单（见附件4），经主管医生、科主任逐级审批后方能复印主观病历。
四、病历复印的具体程序：
1.申请，患者或代理人或代理机构出示身份证明，向病案统计室提出申请，按要求填写病历复印申请表（见附件1-4），并交给病案统计室工作人员审核，审核通过后方可复印。
2.缴费，根据《医疗机构病历管理规定》第18条的规定，医疗机构复印病历资料，可以按照规定收取工本费。
3.复印，按要求提供病历复印服务。
4.核实、盖章，病历复印完毕后，复印的病历资料经申请人核对无误后，病案统计室人员对复印材料进行审核并加盖病案专用章。
复印病历流程图详见附件5。
五、复印病历，病案统计室需登记备案。
六、临床医生、病案统计室工作人员，要配合患方提出复印病历的合理要求。
七、病历复印时间：
正常上班时间：周一至周五上午8:00～12:00，下午2:00～5:00。
非正常上班时间及法定节假日：原则上不提供病历复印服务，特殊情况需由医务部主任批准同意后方可提供住院病历复印服务。
八、病历复印地点：病案统计室
九、复印费用按0.5元每张收费(A4纸、单面)
【注意事项】
1.按国务院规定复印病历资料必须加盖公章才有效，私自复印的病案资料一律不予以盖章。
2.除医疗事故鉴定专家组使用定案外，病案原件一律不借出院外，事故鉴定需要使用原件时由医务部负责保管，使用后及时完整归还病案统计室。
3.发生医疗纠纷时，医务部应在患者或其代理人在场的情况下封存病历讨论记录、疑难病例讨论记录，上级医师查房记录、会诊意见、病程记录等医疗文书；封存的病历可以是复印件，由医务部保管。
附件1：病历复印申请表（患者版）
附件2：病历复印申请表（事务版）
附件3：运行病历复印申请单
附件4：主观病历复印申请单
附件5：复印病历流程图
病案借阅归还管理制度
一、病案统计室严格执行院内病案借阅制度，未经病案管理人员许可不得从病案统计室拿走病案。医务人员填写未完成的病案记录，均需在病案统计室进行，无特殊情况病案不得借出病案统计室。
二、除涉及对患者实施医疗活动的医务人员及医疗质量监控人员外，其他任何机构和个人不得擅自查阅患者的病案。本院医师经病案统计室批准后，方可借阅死亡及有医疗争议等特定范围内的病历，但不得借阅本人亲属及与本人存在利益关系的患者病案。因科研、教学等特殊需要借病历，需要相关管理部门批准。
三、 新出院或死亡病人的病案需经病案统计室整理入库后，方可借用。
四、借阅病案要办理借阅手续，阅后借阅人在7日内归还病案，特殊情况如可延长至半个月。
五、借阅者应妥善保管和爱护借用的病案，不得涂改、转借、拆散和丢失，否则追究当事者责任。
六、除公、检、法、医保、卫生行政部门外，其他单位及个人一般不予外借。必要时须持有单位介绍信及有关证件经医务部批准后，可摘录病史或复印病历。
七、已上架病案借出时，病案统计室受理人应将“病案示踪卡”插入病案取出处。归还病案时病案统计室人员应按上述要求认真检查病案，确保无误后归档，借阅归还应及时登记签名。
八、借阅病历归还率必须达100%。
九、对不遵守本制度，造成不良后果者，由病案管理委员会根据情节研究处理措施，提交医院处理。
病案示踪卡
病案号（次数）
病人
姓名
借阅
科室
借出
时间
借阅人
用途
归档
时间
病案借阅、归还登记本
序号
病案号（次数）
病人
姓名
出院
科室
借阅
科室
借阅人
借出
时间
借阅
目的
归还
时间
接收人签名
回避与保护患者隐私的规范与措施
一、加强病案保护
1．严格执行借阅、复制规定，复制病历出示相关证明（身份证、户口本）方可办理。
2．本院医务人员进行科研教学原则上在病案统计室阅读，特殊情况需要由科室主任签名同意并注明借阅用途，借阅大数量（超过10本以上），须经科主任签名并科教部审核后方可借阅。
3．病案管理人员不得擅自开放或扩大病案利用借出范围。
4．未经患者同意，病案不允许他人或组织阅读。
二、加强病案监督
1．加强病案管理，严格按规定收集、整理、归档、防止病案丢失，造成患者隐私的泄露，同时对病案要进行分类管理。
2．维护病案安全、真实、原始性，不允许任何组织、个人篡改病案内容和外形特征，也不允许任何个人随意“鉴别”病案。
3．加强监督管理，由专人负责，明确监督职责，规范依法监督的程序和方法。要定期进行检查，对于违规行为，要采取及时纠正。
三、提高职业道德修养
病案管理员因工作关系对每份病案都要进行收集、整理、检查、装订，对病人的隐私了解的较多。因此，尊重患者的隐私权和保密权就成为对管理人员的职业道德要求。工作中对病人的隐私要严格保密、不得外泄、不得张扬、任意传播，更不能利用工作之便索取非法利益。
